Politique de protection de la vie privée de Royal LePage - Biens immobiliers Canadiens

Chez Royal LePage - Biens immobiliers Canadiens (« Royal LePage »), nous respectons la vie privée de nos clients et nous nous engageons à ce que vos renseignements personnels soient exacts, confidentiels, sécurisés et privés. Nous avons adopté la politique de protection de la vie privée qui suit pour nous assurer de continuer à répondre aux engagements pris par rapport à votre vie privée.

Les articles qui suivent, pris dans leur intégralité, forment la politique de protection de la vie privée de Royal LePage :

1. Introduction

2. Les dix principes de la protection de la vie privée

3. Mise en oeuvre des dix principes

i) Type de renseignements que nous recueillons

ii) Façon d'utiliser vos renseignements

iii) Situations dans lesquelles nous avons le droit de communiquer vos renseignements

iv) Personnes avec lesquelles nous pouvons partager vos renseignements

v) Comment nous sécurisons vos renseignements

vi) Sécurité du site Web

vii) Accès à vos renseignements et modifications

viii) Retrait du consentement

ix) Renseignements anonymes et « témoins »

4. Questions, préoccupations et plaintes concernant la politique de protection de la vie privée de Royal LePage

Introduction

Royal LePage fournit une variété de produits et services au public, y compris, mais sans s'y restreindre : des services de courtage immobilier ; de conseils à titre d'agence immobilière en ce qui concerne les achats et ventes de biens immobiliers ; des services de crédit-bail ; des services de gestion de propriétés immobilières ; des services de franchisage d'agences de courtage immobilier ; et d'autres services de conseils immobiliers.

Lors de la fourniture de ces produits et services, Royal LePage pourra recueillir certains renseignements personnels sur ses clients, ainsi que sur les employés et les courtiers de Royal LePage, avec le consentement des intéressés.

Renseignements personnels signifie les renseignements sur une personne précise et identifiable. Ce qui inclut, mais sans s'y restreindre, le nom de la personne, son adresse de résidence, son âge, son adresse courriel, ses revenus, ses préférences et tout autre renseignement pertinent sur sa famille. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, la fonction, l'adresse commerciale ou le numéro de téléphone d'un(e) employé(e) d'un organisme.

La politique de Royal LePage en matière de protection de la vie privée repose sur, et se conforme à, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (« PRPDE »), qui englobe les dix principes de protection de la vie privée de l'Association des normes canadiennes dans son Code type de protection de la vie privée. Pour de plus amples renseignements sur ces dispositions législatives, veuillez visiter le site officiel du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse http://www.privcom.gc.ca.

La présente politique de protection de la vie privée décrit les dix principes que Royal LePage suit pour s'assurer de protéger vos renseignements personnels lors de leur collecte, utilisation, ou communication dans le cours normal de nos activités commerciales au Canada. Tous nos employés ayant accès aux renseignements personnels doivent adhérer à la politique Royal LePage de protection de la vie privée et aux procédures qui s'y rattachent. À cette fin, Royal LePage a nommé une responsable de la protection de la vie privée pour s'assurer que tous les employés de Royal LePage s'y conforment et pour répondre aux questions que vous pourriez avoir en ce qui concerne la protection de votre privée.

Les dix principes de la protection de la vie privée

Les dix principes suivants régissent nos activités relativement à l'utilisation des renseignements personnels :

Principe 1 - Responsabilité

Principe 2 - Détermination des fins de la collecte des renseignements

Principe 3 - Consentement

Principe 4 - Limitation de la collecte

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Principe 6 - Exactitude

Principe 7 - Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels

Principe 8 - Transparence

Principe 9 - Accès

Principe 10 - Traitement des plaintes des clients

Principe 1 - Responsabilité

Royal LePage est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou dont elle a la garde, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de fournir les services que vous avez demandés.

Principe 2 - Détermination des fins de la collecte des renseignements

Royal LePage vous informera de toutes les fins pour lesquelles elle recueille les renseignements personnels, avant ou au moment de leur collecte.

Principe 3 - Consentement

Royal LePage obtiendra votre consentement avant ou au moment de la collecte, de l'utilisation ou de la communication desdits renseignements personnels.

Ce consentement pourra être explicite, implicite ou avoir été donné par l'intermédiaire d'un représentant autorisé. Vous pourrez retirer votre consentement à tout moment (sous réserve de restrictions prévues par la loi, auquel cas vous serez informé(e)). Royal LePage pourra cependant recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement dans des circonstances exceptionnelles quand la collecte, l'utilisation ou la communication sont autorisées ou exigées par la loi.

Principe 4 - Limitation de la collecte

Les renseignements recueillis par Royal LePage se limiteront aux détails nécessaires et pour les fins identifiées avec vous ou pour rendre les services que vous avez demandés. Ces renseignements seront recueillis de manière honnête et licite.

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront utilisés ou communiqués qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n'y ayez autrement consenti. Les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la durée nécessaire à remplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Dans certains cas exceptionnels, Royal LePage pourra avoir l'obligation juridique ou le droit de communiquer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lors d'affaires concernant les intérêts de l'entreprise ou ceux du public.

Principe 6 - Exactitude

Royal LePage conservera aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour remplir les fins identifiées pour lesquelles ils ont été recueillis. Vous pourrez modifier les renseignements si vous découvrez qu'ils sont inexacts ou incomplets.

Principe 7 - Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels

Les renseignements personnels font l'objet de mesures de sécurité utilisant des moyens appropriés en fonction de leur sensibilité.

Principe 8 - Transparence

Royal LePage mettra à votre disponibilité, ainsi qu'à celle de ses employés et des courtiers de Royal LePage, les renseignements sur les politiques et procédures que Royal LePage utilise pour gérer les renseignements personnels. Vous avez accès à ces renseignements par l'intermédiaire de notre site Web, ou par d'autres moyens si vous en faîtes la demande.

Principe 9 - Accès

Sur demande écrite, vous pourrez être informé de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et vous y aurez accès. Royal LePage répondra à vos demandes de la manière la plus efficace possible. S'il est interdit à Royal LePage de procurer cet accès, Royal LePage vous expliquera les raisons de cette impossibilité d'accès, sauf là où la loi le lui interdit.

Principe 10 - Réponses aux plaintes et suggestions des clients

Vous avez la possibilité de contester la conformité de la politique de Royal LePage avec la politique de protection de la vie privée officielle. Royal LePage a mis en place des politiques et des procédures pour recevoir vos plaintes et questions concernant la présente politique de protection de la vie privée et la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels, pour enquêter et y répondre. Vous pouvez contacter la responsable de la protection de la vie privée de Royal LePage pour exprimer vos préoccupations ou demander à accéder aux renseignements vous concernant. Les coordonnées pour joindre la responsable sont fournies à la fin du document.

Mise en oeuvre des dix principes de protection de la vie privée - Manière dont nous traitons vos renseignements personnels :

Type de renseignements que nous recueillons

Royal LePage recueille et utilise vos renseignements personnels pour vous fournir les produits et les services que vous avez demandés, c'est-à-dire les renseignements personnels nécessaires pour mettre en marché et vendre le plus rapidement possible la propriété des vendeurs ou des bailleurs ; pour situer, évaluer et déterminer les propriétés pertinentes pour les acheteurs ; pour évaluer les demandes faîtes auprès des courtiers indépendants, et de façon générale, pour fournir des services professionnels immobiliers de qualité aux clients et pour nous assurer que vous êtes satisfaits des produits et services qui vous ont été fournis. Royal LePage pourra aussi utiliser vos renseignements personnels pour vous proposer des nouveaux produits et services susceptibles de vous intéresser, de façon à pouvoir continuer à répondre à vos besoins en matière d'immobilier.

Nous pourrions avoir à vous demander votre numéro d'assurance sociale si le gouvernement fédéral nous y oblige en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Si vous consultez le site Web de Royal LePage, nous ne recueillerons pas de renseignements personnels identifiables sur vous, à moins que vous ne les fournissiez. Tous les renseignements que vous nous fournissez sont conservés de manière sécuritaire, et ils sont gardés strictement confidentiels. La présente politique de protection de la vie privée ne concerne pas les données consolidées pour lesquelles il est impossible de déterminer l'identité d'une personne précise. Royal LePage se réserve le droit d'utiliser les données consolidées de la manière la plus appropriée.

Façon d'utiliser vos renseignements

Chez Royal LePage, nous utilisons les renseignements personnels dans trois buts principaux :

1. Pour communiquer avec vous de façon à vous procurer nos produits et services.

2. Pour inclusion dans la documentation relative à votre transaction immobilière particulière.

3. Les renseignements transactionnels servent à surveiller notre niveau de service, et à vous rappeler pour nous assurer que vous êtes satisfait(e) desdits services.

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux fins qui vous été soumises. Si nous voulons utiliser vos renseignements dans un but différent, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement avant de le faire.

Situations dans lesquelles nous avons le droit de communiquer vos renseignements

Royal LePage a l'obligation de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, sauf dans les circonstances suivantes :

(i) Quand nous avons votre permission

(ii) Lorsque la loi l'exige

(iii) Lorsque la loi le permet

(i) Quand nous avons votre permission

Un grand nombre de services proposés par Royal LePage exigent que nous obtenions vos renseignements personnels pour pouvoir rendre les services que nous nous sommes engagés à vous fournir. Nous obtiendrons toujours votre consentement préalable, et nous n'utiliserons jamais vos renseignements à des fins autres que celles que nous vous avons communiquées.

Vous avez la possibilité d'annuler votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi (que nous vous préciserons). Dans certains cas, si vous ne consentez pas à ce que nous utilisions ou communiquions certains renseignements personnels, nous pourrions ne plus être en mesure de continuer à vous fournir tout ou partie des services que vous nous avez demandés.

(ii) Lorsque la loi l'exige

Le type de renseignements que la loi nous autorise à communiquer se rapporte généralement aux exigences gouvernementales en matière de déclaration d'impôt. Toutefois, dans certains cas, comme dans le cas d'une ordonnance de la Cour, nous pourrions être obligés de communiquer certains renseignements aux personnes précisées dans ladite ordonnance. Nous ne fournirons que les renseignements spécifiques demandés, et seulement lorsque nous serons sûrs que les autorités les réclamant ont des raisons légitimes de demander ces renseignements.

(iii) Lorsque la loi le permet

Les dispositions législatives prévoient certaines situations dans lesquelles Royal LePage a juridiquement le droit de communiquer des renseignements personnels sans votre consentement : par exemple dans des situations impliquant la collecte de dettes en souffrance, d'urgences médicales, ou de soupçon d'activités illégales.

Personnes avec lesquelles nous pouvons partager vos renseignements

(i) Employés de Royal LePage

Dans le cours de nos activités quotidiennes, l'accès aux renseignements personnels sensibles est réservé aux employés qui ont une raison légitime d'y accéder. Comme condition préalable de leur emploi, les employés de Royal LePage doivent accepter de se conformer à toutes les lois et règlements en vigueur, y compris la présente politique de protection de la vie privée. L'utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur les clients par un(e) des employés de Royal LePage est interdite, et peut entraîner des mesures disciplinaires.

(ii) Sociétés affiliées à Royal LePage

De façon à répondre à vos besoins, nous pourrions partager une partie de vos renseignements personnels avec des sociétés affiliées. Nous ne le faisons qu'avec votre consentement explicite et il vous est possible d'annuler votre consentement à tout moment. La procédure d'annulation du consentement est indiquée plus bas, au chapitre « Retrait de consentement ».

(iii) Fournisseurs externes de Royal LePage

Comme vous le savez peut-être déjà, nous pouvons faire appel à fournisseurs externes et coordonner leurs actions pour vous fournir certains services proposés par l'intermédiaire de Royal LePage. Ces fournisseurs reçoivent uniquement les renseignements dont ils ont besoin pour fournir le service spécifique pour lequel nous les engageons. Les fournisseurs ont l'obligation de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et il leur est interdit de faire quoi que ce soit avec ces renseignements sans notre autorisation. Ils ont l'obligation de traiter vos renseignements personnels de manière cohérente avec la politique de protection de la vie privée de Royal LePage.

iv) Vente de l'entreprise

Nous pourrons transférer les renseignements personnels vous identifiant à des tiers suite à la vente, la fusion ou la cession (que ce soient des biens, des actions ou d'autres éléments d'actifs) de notre entreprise.

Mesures de sécurité pour protéger les renseignements

Royal LePage a de nombreux moyens de contrôle en place pour assurer la sécurité des renseignements en sa possession et celles des systèmes d'information. Les dossiers des clients et des courtiers indépendants sont conservés en fonction du degré de sensibilité des renseignements qu'ils contiennent. Des contrôles adéquats (comme l'accès restreint) sont en place sur nos systèmes ordinateurs et dans nos procédures de traitement des données. Seuls les employés autorisés ont un accès physique aux zones où sont collectés, traités ou conservés les renseignements personnels.

Lorsque vous appelez un(e) employé(e) de Royal LePage pour parler de votre dossier, il (elle) pourra vous demander des renseignements personnels dans le but de vous identifier. Ce type de mesure de sécurité est conçu pour s'assurer que vous, ou une personne que vous avez autorisée, puissiez accéder à votre dossier.

Sécurité du site Web

Pour mieux vous servir, Royal LePage propose à ses clients d'accéder à certains renseignements par l'intermédiaire de ses sites Web.

http://www.royallepage.ca vous fournit des informations à caractère général sur Royal LePage, ainsi que sur les produits et services offerts.

Le dépisteur immobilier, disponible sur le site http://www.royallepage.ca, est un outil électronique à l'usage exclusif des clients de Royal LePage qui leur permet de s'inscrire et de recevoir un courriel dès qu'une propriété correspondant à leurs critères est en vente et de sauvegarder, dans un emplacement qui leur est réservé sur le site, les fiches d'inscription et les renseignements sur la communauté. Ce service requiert l'inscription du client et l'utilisation d'un mot de passe permettant d'accéder au site.

Le site Web de Royal LePage comporte des liens vers d'autres sites, y compris ceux de partenaires commerciaux. Royal LePage n'est en aucune façon responsable et ne peut garantir le contenu ou le niveau de confidentialité des sites liés à www.royallepage.ca.

Accès à vos renseignements et modifications

En tant que client ou courtier de Royal LePage, vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous dans nos fichiers. Vous avez aussi le droit de vérifier et de modifier les renseignements que vous jugez inexacts. Si vous désirez consulter les renseignements personnels de votre dossier, veuillez envoyer une demande écrite à la responsable de la protection de la vie privée à l'adresse indiquée plus bas au chapitre « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous répondrons à votre demande de la manière la plus efficace possible.

Pour effectuer un changement, veuillez envoyer une demande par écrit à la responsable de la protection de la vie privée.

Retrait du consentement

De façon à vous fournir ses produits et services, Royal LePage pourra, sans votre consentement, partager vos renseignements personnels avec des sociétés qui lui sont affiliées. Si vous ne souhaitez pas recevoir de matériel publicitaire de ces sociétés ou si vous ne voulez pas que vos renseignements leur soient communiqués, veuillez contacter la responsable de la protection de la vie privée à l'adresse, au numéro de téléphone ou à l'adresse courriel qui se trouvent à la fin de ce document.

Renseignements anonymes et « témoins »

Royal LePage pourra recueillir des renseignements anonymes vous concernant. Ceci signifie qu'il ne sera pas possible de retrouver une personne précise à l'aide des renseignements recueillis. Par exemple, nos serveurs Web pourront enregistrer certains renseignements automatiquement lors de votre visite sur le site Web de Royal LePage. Ces renseignements sont recueillis en utilisant des « témoins » qui indiquent les pages consultées, votre adresse PI (Protocole Internet) et d'autres renseignements statistiques d'utilisation du site. Ces renseignements anonymes sont uniquement utilisés à des fins de recherche et d'analyse (pour évaluer par exemple le nombre de visiteurs de nos sites Web et les pages les plus fréquemment consultées). Ils ne révèlent aucun renseignement personnel sur vous, l'utilisateur. Ces données consolidées pourront être communiquées à des tiers, mais jamais accompagnés de renseignements permettant de vous identifier.

« Témoins »

Les « témoins » sont de petits fichiers qui contiennent un numéro d'identification unique permettant à nos ordinateurs d'identifier votre navigateur Web (mais pas vous) chaque fois que vous visitez un de nos sites Web utilisant des témoins. Les renseignements recueillis par Royal LePage lui permettent d'améliorer les fonctionnalités du site et de rehausser la navigation et le niveau de sécurité de votre séance de consultation. La plupart des grands sites Web utilisent cette technologie et la plupart des navigateurs sont programmés pour les accepter.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour vous aviser de la réception d'un témoin, et vous pouvez choisir de les rejeter entièrement. Toutefois, si vous refusez d'accepter les témoins, il est possible que vous limitiez les fonctionnalités que nous vous fournissons lors de votre visite sur notre site. Par exemple, le service électronique exclusif de Royal LePage, le « dépisteur immobilier », se sert de témoins pour reconnaître les clients qui ont le droit d'accéder à la base de données. Si votre navigateur n'accepte pas les témoins, le site ne vous donnera pas accès, même si vous possédez un code d'utilisateur et un mot de passe.

Questions, préoccupations et plaintes

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels, ou sur la politique de Royal LePage en matière de protection de la vie privée, n'hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées ci-dessous :

La responsable de la protection de la vie privée de Royal LePage est :

Max M. Cohen

Avocat-conseil et secrétaire

Services immobiliers Royal LePage

41 Wynford Drive

Don Mills (Ontario) M3C 1K1

Tél. : (416) 380-7551

Courriel :mcohen@cohenlaw.ca